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广东工业大学科学技术研究类档案管理实施细则
2013-01-12 admin  原创 审核人:

根据国家《档案法》、《科学技术档案工作条例》,原国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》,原国家教委颁布的“六号令”,《规范》等法律、法规、规章,结合本校实际,特制订此细则。

一、科学技术档案工作的基本原则

(一)我校科学技术研究档案(以下简称科研档案)是指学校从事科研管理以及在科学研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等各种不同载体的文件材料。

(二)科研档案是科学技术研究活动的真实记录,是科学技术储备的一种形式,是一项重要的信息资源,是国家和我校的宝贵财富,必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全、以利开发利用。

(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,是搞好科研工作的重要基础工作之一,学校各有关业务处、院、系、所、中心,必须有一名负责人分管科研档案工作,并确定兼职科技档案人员,负责本单位科研档案的收集、整理、立卷和向综合档案室移交工作。

(四)实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理,即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员考核提职与综合档案室出具科研课题归档情况的证明材料同步。

(五)科技文件材料的形成、积累、整理、立卷归档等项目工作纳入科研人员的职责范围,并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

二、科研档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的科研文件材料,必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的科研文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

4、由本校与其它单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案,协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外,应将复制件送交主办单位保存。由校内几个单位协作完成的项目,各有关单位要相互配合,整理好本单位承担的须归档的科技文件材料,由主持单位的科研人员归档。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应交承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持单位。

5、与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

(二)归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括综合管理,研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见附件一。

2、归档的重点是本校承担的科研项目(课题)各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

3、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

(三)不归档的文件材料

1、上级有关科研的普发的(非专指高校)、不办的文件;

2、上级有关科研的未定稿的文件,未生效的合同、协议书;

3、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目;

4、重复文件;

5、无查考利用价值的事务性、临时性文件;

6、非隶属单位抄送的不办、也无参考价值的文件;

7、校内其他单位发来的文件;

8、与校外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要,也可有选择地作资料暂存。

三、科研档案的归档要求与立卷方法

(一)形成积累

1、课题组长在制订和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研文件材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

2、由课题组兼职档案员到学校科研管理部门领取文件积累袋、实验记录本、科研报告等统一用纸。

3、学校科研管理部门和各课题组,按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。

4、档案部门应深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科技文件材料的积累工作。

5、归档的科研文件材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰,签字手续完备。

6、科研管理性文件材料归档一份,科研报告底稿一份,复制稿两份,原始资料全部。

(二)整理组卷

1、坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

2、根据科研文件材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料,科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首,其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

3、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列;正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

4、拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。

5、科研文件材料根据实际情况采用科技档案袋、盒(夹)等方式保管,每件科研文件材料用线装订。

6、科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组卷装订,并编写件号及每件材料的标题。装订卷的全部科研文件材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上单位名称、档号、件号戳记,并逐项填写。

7、除密不可分的配套的声像载体材料外,其余均应分别组卷专柜保管,档号必须与文字材料卷保持一致,并按《声像载体档案工作规范》要求处理。

8、课题组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见,密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

9、填写卷内目录、备考表和案卷封面。

10、课题组长填写归档说明书,放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

(三)归档验收

1、科研管理部门负责管理性文件归档,各课题组把应归档材料交科研处后,由科研处向校档案部门归档。

2、归档时间

(1)研究课题在鉴定验收后三个月内归档。

(2)暂不申报或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后三个月内归档。

3、重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学校档案部门参加。

4、归档时学校综合档案室应进行审查、验收、并在成果登记表上签署意见,加盖综合档案室专用章。凡归档不完整、不齐全者,学校综合档案室拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。

5、课题组填写科研档案移交目录一式两份,连同案卷向综合档案室移交,经档案部门清点无误后,交接双方在移交目录上签字,并各执一份存查。

四、科研档案的管理

(一)校综合档案室负责对各类科研档案进行接收、分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)档案的补充与修改

1、科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理后向档案部门归档,并根据获得成果奖情况及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

2、对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经系(部)、教研室主任或有关主管负责人及相应厂家批准同意,并在案卷备考表内写明修改原因和时间。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

3、综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录;归档材料较多的,可单独组卷、编目。

(三)保管期限和保密期限已满的科研档案须经校档案鉴定小组鉴定,做出处理决定。

(四)课题组在归档前做好档案鉴定工作,提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见。保管期限分为永久、长期、短期;密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术保密条例》办理。

五、科研档案的开发利用

(一)努力开发利用科研档案,为提高本校教学、科研水平,提高社会效益和经济效益服务。

(二)充分发挥科研档案的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

(三)校综合档案室根据科研和管理工作的需要,编辑各种形式的参考资料,如档案文摘、科研成果简报、论文汇集、专业数据汇编、专题资料等,为利用者服务。

(四)注意收集、登记利用科研档案后取得的社会、经济效益,并将实例汇集成册,印发宣传。

(五)在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家关于科技保密、专利等法规制度。

六、科研档案工作岗位责任制

(一)科研管理部门领导职责

1、将科研档案工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2、制定和健全有关的管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中并督促有关部门执行。

3、要及时催促课题负责人,专(兼)职档案员及时按规定将应归档的文件材料归档。

4、支持综合档案室的工作,关心工作条件的改善和档案干部素质的提高。

5、组织参加对科研档案组卷质量及保管情况的检查。

6、指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

(二)本校综合档案室职责

1、根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本校科研档案工作的各项管理制度。

2、监督、指导、检查科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作,检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

3、负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

4、积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用。

5、遵守国家关于科技保密的规定,保证科技秘密及档案的安全,维护本校和技术人员的合法权益。

(三)学院、系、所、中心、教研室主任职责

1、把建立科研档案列为研究所(室)、教研室的工作内容之一。提出要求,定期检查,做到各课题组积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

2、研究课题结束后,审查科研文件材料是否完整、准确、系统,确定保管期限和密级,并签署意见。

(四)课题组长职责

1、主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后,组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、准确、系统的要求。

2、提出科研档案案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填写卷内目录,备考表及档案移交清单。

3、向科研管理部门办理移交档案手续。

(五)科技人员职责

1、按规定做好平时科研文件材料的积累工作。

2、课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求。

七、本细则从公布之日起开始实施,由广东工业大学综合档案室负责解释。


附件一

广东工业大学

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11 综合管理

序号

类 目 名 称

保管期限

1

上级机关有关科研工作的条例、规定、重要的指示、通知等文件

长期或短期

2

本校有关科研工作的重要决定、规定、管理办法

永久或长期

3

本校有关科研工作方针政策性的、涉及主要业务问题的请示、报告及上级机关的批复

永久或长期

4

各部处、院、系有关科研工作向学校的请示、报告和批示及处理情况材料

短期或长期

5

科研机构的设置、变动情况材料

永久或长期

6

专职科研编制材料

长期

7

国家重点实验建设、管理材料

永久

8

科研经费管理文件材料

长期

9

各种统计材料

永久或长期

10

反映我校科研工作重要活动的新闻、报导、录像等材料

永久

11

科研工作计划(规划)、工作总结、调查报告

永久或长期

12

成果鉴定材料

永久或长期

13

成果申报各种奖励及评审有关材料

长期

14

专利工作的有关规定及其他重要材料

永久或长期

15

本校举办(参加)的重要学术会议材料

长期或短期

16

本校举办(参加)的重要的科技成果交流会、展览会的有关材料

短期


KY12·12-1 科研准备阶段

序号

类目名称

保管期限

1

开题报告与课题调研论证材料

长期

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

长期

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

短期

5

课题投资和预决算材料

短期

KY12·12—2研究实验阶段

序号

类目名称

保管期限

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)。

永久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

实验报告、测试报告

长期

5

研究工作阶段小结、年度报告

6

配套的照片、底片、录音带、幻灯片、影片拷贝等

永久

7

样品、标本等实物目录

永久

8

重要的技术文件


KY12·12-3 总结鉴定阶段

序号

类目名称

保管期限

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术诀窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长期

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

长期

9

课题工作总结

长期

KYl2·12—4申报奖励阶段

序号

类目名称

保管期限

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永久

5

专利申请书或证书原件或影印件

永久

KYl2·12—5推广应用阶段

序号

类目名称

保管期限

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

短期

4

推广应用方案及实施情况

长期

5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长期

6

成果宣传报导材料

短期

7

对外学术交流材料

长期

8

国内外学术交流材料

长期

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